Reglamento

En la ciudad de Tokio, Japón, a los 19 días del mes de Septiembre de 2012, se constituye la Asociación de Amistad Colombia – Japón como una entidad sin ánimo de lucro con el objeto de promover el entendimiento mutuo y la amistad entre Colombia y Japón.

I Capítulo: Generalidades

Artículo 1: Denominación

La denominación de la  Asociación es la siguiente:

En Japonés: 日本コロンビア友好協会(Nihon Colombia Yukou Kyokai)

En Español: Asociación de Amistad Colombia – Japón

Artículo 2: Localización

El domicilio principal de la Asociación será en la ciudad de Tokio.

Artículo 3: Objetivo

La Asociación tiene como objeto promover el intercambio cultural, tecnológico, de información, así como el comercio, la inversión, y el  fortalecimiento de las relaciones de amistad entre Colombia y Japón, con el fin de contribuir a la prosperidad de los dos países.

Artículo 4: Actividades

La Asociación desarrollará las siguientes actividades, con el propósito de lograr los objetivos mencionados en el Artículo 3:

1.Intercambio cultural y promoción del entendimiento      mutuo entre los dos países. 2.Celebración de eventos de intercambio cultural (conferencias,      conciertos, promoción de películas colombianas, exposiciones artísticas,      entre otros). 3.Realización o celebración de una reunión social de amistad      una vez al año. 4.Otras actividades necesarias para lograr el      cumplimiento de los objetivos.

 II Capítulo: Miembros

 Artículo 5: Miembros

La Asociación estará conformada por las siguientes categorías de miembros:

1. Miembros generales: Tendrán la condición de miembros generales las personas naturales o jurídicas que compartan los objetivos de la Asociación.

2. Miembros colaboradores: Tendrán la condición de miembros colaboradores las personas naturales o jurídicas a las que la Junta Directiva les otorgue dicha condición.

3. Miembros honorarios: Tendrán la condición de miembros honorarios las personas que han prestado servicios meritorios a la Asociación y que sean recomendados por la Junta Directiva.

Artículo 6: Condición de la calidad de miembro

1. Las personas que desean ser parte de la Asociación, deberán contar con el voto de la mitad más uno de los miembros de la Junta Directiva.

2. Quienes deseen pertenecer a la Asociación lo solicitarán por escrito a la Junta Directiva conforme al formulario previsto para tal propósito, en el que se incluirá el nombre, domicilio, y currículum resumido.

Artículo 7: Cuota

Con el objeto de cubrir los gastos necesarios para las actividades de la Asociación, los miembros deberán pagar una cuota anual, cuyos montos y procedimiento de pago se establecerán en un anexo sobre la cuota que hace parte integral de este reglamento.

Capítulo III: Asamblea General de los Miembros

Artículo 8: Quórum y Funciones

1. Quórum: Para que la Asamblea General pueda entrar a deliberar y decidir válidamente será necesaria la concurrencia de la mitad más uno de los miembros generales.

En caso de no poder asistir personalmente a las reuniones de la Asamblea, los miembros podrán otorgar poder, ya sea por correo electrónico o de manera física.

2. Funciones: Corresponde a la Asamblea General: 1.Elegir al Presidente de la Asociación, a los miembros      de la Junta Directiva y a los auditores. 2.Elaborar un informe de las actividades anuales y de      los estados financieros. 3.Definir el plan de actividad anual y asignación del      presupuesto. 4.Abordar otros temas      de interés que le correspondan en su carácter de máxima autoridad de la      Asociación.

3. La Asamblea General se realizará  todos los años en el mes de Junio. Sin embargo, podrá convocarse a una Asamblea Extraordinaria en cualquier momento por solicitud de la Junta Directiva.

4. El Presidente de la Asociación convocará a la reunión de la Asamblea General, atendiendo la decisión de la Junta Directiva.

5. El Presidente de la Asociación actúa como Presidente de la Asamblea General.

Capítulo IV: Junta Directiva

Artículo 9: Miembros de la Junta Directiva

La Junta Directiva estará constituida por:  1.El Presidente de la Asociación 2.El Director General de la Junta Directiva 3. Los diez (10) miembros de la Junta Directiva 4. Dos (2) Auditores.

Artículo 10: Elección del Presidente de la Asociación, los miembros de la Junta  Directiva  y los auditores

1.El Presidente de la Asociación, los miembros de la Junta Directiva y los auditores serán elegidos por la Asamblea General de los Miembros.

2. El Director General de la Junta Directiva será elegido por los miembros de la Junta Directiva.

Artículo 11: Deberes y responsabilidades de los miembros de la Asociación

1.Será deber de los miembros acatar el presente reglamento y los acuerdos adoptados por la Asamblea General y la Junta Directiva.

2.El Presidente de la Asociación es el representante de la misma y lidera todas sus actividades.

3.El Director General de la Junta Directiva ofrece su asistencia al Presidente de la Asociación y lidera la Junta Directiva. Ante la ausencia o imposibilidad del Presidente de la Asociación, el Director General  asumirá la representación de la Asociación.1.Los miembros de la Junta Directiva deberán cumplir sus deberes de acuerdo con lo establecido en este reglamento.

4.Los auditores deberán velar por el cumplimiento de las actividades del Presidente de la Asociación, así como de los miembros de la Junta Directiva, y elaborar un informe de auditoria. Los auditores pueden solicitar información de todas las actividades realizadas por los miembros de la Junta Directiva y revisar los estados financieros de la Asociación.

Artículo 12: Período de Designación

1.El período de designación del Presidente de la Asociación y de los miembros de la Junta Directiva, será de dos (2) años, contados a partir del momento de la elección hasta el término de la Asamblea General que se celebrará en el segundo año. 2.El período de designación de los auditores, será de      cuatro (4) años, contados a partir de la elección hasta el término de la      Asamblea General que se celebrará en el cuarto año.

Artículo 13: Remuneración

El Presidente de la Asociación, los miembros de la Junta Directiva y los auditores no recibirán remuneración alguna por el desarrollo de sus actividades.

Artículo 14: Asesores

1.La Asociación puede contar con el apoyo de asesores o consejeros.

2.Los asesores brindarán respaldo de acuerdo con la solicitud del Presidente de la Asociación.

3.Los consejeros brindarán orientación en el marco de la reunión de la Junta Directiva.

4.La decisión sobre la designación y dimisión de los asesores o consejeros, se tomará en el marco de la reunión de la Junta Directiva.

Artículo 15: Secretaría General

La Asociación contará con una Secretaría General cuyo titular será nombrado por la Junta Directiva y tendrá a su cargo la ejecución de las actividades de la Asociación de acuerdo con los lineamientos que establezca la Junta Directiva.

Capítulo V: Reuniones de la Junta Directiva

Artículo 16: Reuniones de la Junta Directiva

1.La reunión de la Junta Directiva convoca a todos los miembros de la Junta Directiva.

2. Los temas de discusión de la Junta Directiva son los siguientes:A.Definición de las actividades de la Asociación. B.Verificación del cumplimiento de las actividades previstas

iii. Elección y dimisión del Director General de la Junta Directiva.

1.El Director General de la Junta Directiva será el encargado de convocar a las reuniones de la Junta Directiva.

2.Para la toma de las decisiones y los temas antes mencionados, se requiere siempre el voto o participación de al menos la mitad más uno de los miembros de la Junta Directiva.

3.Al término de cada reunión, se deberá elaborar un acta de la reunión de la Junta Directiva, que deberá ser firmado por el Director General de la Junta y los auditores, y tener el sello de la Asociación.

4.La Junta Directiva nombrará el Secretario General.

 Capítulo VI: Estados Financieros y Capital

Artículo 17: Año Fiscal

El año fiscal de la Asociación va del 1 de abril al 31 de marzo del siguiente año.

Artículo 18: Plan de Acción y Presupuesto

El plan de acción y la definición del presupuesto deberá ser elaborado por el Presidente de la Asociación a más tardar un día antes del inicio de cada año fiscal y deberá contar con la aprobación de los miembros de la Junta Directiva.

Artículo 19: Informe de las actividades y  de los estados financieros

1. Al término del año fiscal, el Presidente de la Asociación elaborará y presentará el informe de las actividades y el de los estados financieros, los cuales deberán contar con la revisión de los auditores y de los miembros de la Junta Directiva.

2. Los siguientes documentos deberán ser aprobados por la Junta Directiva: 1.Informe de las actividades y documentos adicionales.    2.Balance General y otros documentos adicionales. 3.Informe de Pérdidas y Ganancias, y otros documentos   adicionales.

   Capítulo VII: Modificación del reglamento y disolución de la Asociación

Artículo 20: Cambio del reglamento

El reglamento puede ser cambiado por decisión de la Asamblea General de los miembros de la Asociación.

Artículo 21: Disolución de la Asociación

La Asociación puede ser liquidada y disuelta por decisión de la Asamblea General de los miembros de la Asociación.

Cláusula Adicional No. 1:

De manera transitoria y mientras tiene lugar la primera Asamblea General de los miembros, los fundadores están facultados para nombrar a los directivos de la Asociación a los que hace referencia el Artículo 10 del presente reglamento.

Cláusula Adicional No. 2:

De manera transitoria y mientras tiene lugar la primera Asamblea General, los miembros fundadores están facultados para elaborar el plan de acción y la definición del presupuesto, como excepción al Artículo 18 del presente reglamento.

Cláusula adicional No. 3

Este reglamento entra en vigor en el momento de constitución de la Asociación en el día 19 de septiembre de 2012.

(Reglamento aprobado en la Asamblea General el 6 de diciembre de 2012)